عادت های خوب در ایمیل زنی
ایمیل خود را در طول روز دائما چک نکنید. در زمان های خاص اینکار را انجام دهید مثلا اول صبح یا بعد از نهار یا به عنوان آخرین کار قبل از رفتن به خانه. نسبت به مدیریت ایمیل خود نظم را رعایت کنید. هر ایمیل دریافتی را فقط یک بار بررسی کنید. اگر نامرتبط یا غیر ضروری است آنرا پاک کنید. اگر در طول هفته بیش از سه ساعت برای مقابله با ایمیل های نامرتبط زمان میگذارید، با مشکلی اساسی رو به رو هستید و بهتر است سیستم خود را از نو پایه ریزی کنید. اگر باید به ایمیلی پاسخ دهید، تصمیم بگیرید که الان باید پاسخ دهید یا چندی دیگر که زمان و اطلاعات مورد نیاز را داشته باشید. بعد از آنکه به ایمیلی پاسخ دادید آن را از بخش ایمیل های دریافتی (Inbox) به داخل پوشه ای منتقل کنید.
نکات مثبت ارتباط نوشتاری(پیامک)
• نرخ مشاهده بالا : بیش از 90 درصد پیام های نوشتاری توسط دریافت کننده های آن مشاهده میشوند.
• شیوه ای کم هزینه برای برقراری ارتباط با مشتریان
• سرعت ارسال و دریافت بسیار بالا
• اختصار – پیام شما باید کمتر از 160 حرف داشته باشد که باعث میشود توسط دریافت کننده خوانده شود.
• سازگار با محیط زیست – هیچ زباله کاغذی به جا نمیگزارد.
قراردادن ساعت پاسخ دهی
اگر معمولا به ایمیل ها با سرعت پاسخ دهید، افراد همواره انتظار پاسخ دهی سریع از شما خواهند داشت و اگر دیر جواب دهید، ناراحت میشوند. عرف کاری حکم میکند که به هر ایمیل تا پایان وقت اداری همان روزی که دریافت شده است، پاسخ داده شود. اگر کارتان بسیاری ضروری است، از تلفن استفاده کنید.
استفاده از متون به عنوان ابزار کاری
استفاده از پیامک برای برقراری ارتباط با مشتریان تبدیل به یک شیوه همه پسند در اکثر شرکت ها شده است. ولی کمتر کسی از پیامک برای دیگر ارتباطات کاری استفاده میکند. دلیل آن را میتوان اینگونه گفت که محتوای پیامک معمولا موقت، کم اهمیت و ناسازگار با روش های ارتباطی منسجم تلقی میشود. با این وجود پیامک ها جایگاه خود را در محیط های کاری خواهند داشت، به شرطی که بدانیم در چه شرایطی میتوان و در چه شرایطی نمیتوان از آن استفاده کرد.
پیامک ابزاری بسیار مفید برای هشدار هایی همچون از کار افتادگی سرور های رایانه ای است. همچنین برای اطلاعیه های شرکت ، برای انگیزه دادن به کارکنان یا معرفی اعضای جدید به کارکنان شرکت ، مورد استفاده قرار میگیرند. هنگام توضیح موضوعات پیچیده و نیازمند به اطلاعات قابل اثبات از پیامک استفاده نکنید
پیامک ها جایگاه خود را در محیط های کاری خواهند داشت اما مشخص باشد در چه شرایطی میتوان و در چه شرایطی نمیتوان از آن استفاده کرد.